某演奏会の手伝いをしてきた話

去る12月21日、某演奏会の手伝いをしてきた。 自分は今まで出演者としてしか参加していなかったので、スタッフの仕事については全くわからない状態だった。
そこで今回得られた知見を共有し、また来年以降に活かすために記録しておくこととする。

朝#1

  • 事前に受け取った資料では、「駐輪場・交差点指導」と「会場内整理」の係に配属されていた。
  • 8:45 資料の補足欄に「駐輪場係の方は、8:50に会場の指定駐輪場にお集まりください。」と書かれていたため、生徒が駐輪する北東のエリアへ行く。
    すると既に100台超の自転車が駐められており、また同じ係に配属されている某女高の現役生らしき人間も見当たらなかったため、楽屋にある本部へ行くことにした。

朝#2

  • 9:00+ 本部へ行って話を聞いたところ、駐輪場の整備はいいので、12:00からの会場内整理をしてほしいと言われる。また11:00頃昼食の弁当が本部に届くため取りに来いとの旨も聞く。
    仕事まで時間があるため、9:00から開始しているはずのOB事前練習に参加する。

昼#1

  • 11:00 弁当を入手するため本部へ行く。しかしまだ届いておらず、控室に戻る。
  • 11:20 実は「会場内整理」等の大半の係はこの時間に打ち合わせがあった。しかしその記述を見落としていたため、打ち合わせに参加せず再び本部へ行く。弁当は届いておらず、控室に戻る。
  • 11:40 弁当を入手し昼食を済ませる。この時点でかなりの待機列ができている。エントランスに行くと会場内整理に配属されている現役生を一人発見し、最後尾プラカードの掲示をお願いする。

昼#2

  • 12:00 エントランスに会場内整理係の現役生13人が到着する。この際、担当(というのは適切ではないが、便宜上このように呼ぶ)の教員から、打ち合わせがあったことを知らされる。
    またこの時点で待機列が建物内で蛇行していたため、4列に整理する。
  • 13:00 開場。
  • 開場後は、ホール内で待機する。写真や動画の撮影を行っている客がいればやめさせる、などのホール内で起きた問題に対処する。

改善すべき点

  • 招待券・前売券を所持していない人は予め大ホール入口のカウンターで当日券を購入した上で列に並ぶ必要があるが、その旨がどこにも表示されていない。せめて会場内整理の係員には事前に周知し、観客に聞かれたら案内できるようにすべき。もしくはプラカードを作成する。
  • 途中に階段があるため列を形成しづらく、館内での待機列に割り込む客が非常に多い。これに関しては実際に観客からも多数指摘があった。ポールやロープを設置する必要があると思われる。
  • 「優先席」についての正確な理解がない。おそらく足腰の不自由な人をバリアフリー通路に通せ、という意味なのだろうが、開場前から入場できるなどと勘違いしている人が多数見受けられた。名前を変える必要があると思われる。
  • 演奏中にハンディカムを覗いている客がいたため注意すると、「遠くてよく見えないので使用している。録画等はしていない」と返される。当日いきなり配属された人間はどこまで注意するべきか分からず、このような場合に適切な対応が出来ないのではないか。少なくともケースの一つとしてマニュアルに明記していほしいと思う。

問題点

この演奏会は「OB会主催」である。しかし実際に会場を運営しているのは両校の教員や彼らに動員された部活動の生徒達である。そのため、運営に関する知見が非常に共有されにくいという問題がある。部活動内での生徒の選抜方法はおそらく任意であるから、運が良くとも2年目のスタッフが少数いるだけ、ということになってしまう。もっとも、これは演奏会の性質上仕方のない事とも言える。しかし、それならばスタッフが入れ替わることを前提によりマニュアル(事前配布の資料)を充実させるべきではないか。
また、実働しているのは教員や生徒と言ったが、これらの指示系統についても不明瞭で、どのような問題が起きた際に誰に報連相すればいいのかがわからない。さらに、当日のスタッフのうち幾つかの係は集合時間が異なり、また係打ち合わせは個々に行われるため、全員が一堂に会することがなく、最低限の連携も取りづらい。これは最も容易に改善できる問題だと思われる。

終わりに

この文章は演奏会を批判する目的ではなく、あくまで今回の演奏会に関する個人的な感想として執筆したものである。可能であれば、上記の内容を基にして個人的に提言をしたいと考えているが、自分自身も初の体験であったための勘違いや誤りもあると思う。そのため来年以降も可能であれば演奏会運営に参加し、しばらくは知見を蓄積したい。

因みに、今回OBステージで一曲ソロを務めさせていただいた。感謝。